Автоматизация процессов внутреннего документооборота и процессов управления договорными документами и совещаниями с помощью внедрения  системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.

Задача

В связи с обработкой большого потока корреспонденции и необходимостью заключения различных договоров с проведением заседания Совета директоров Общества, В ЗАО «Новомет-Пермь» и филиале сервисного обслуживания ООО "Новомет-Сервис" возникла необходимость в автоматизации процессов управления входящими, исходящими, внутренними документами и поручениями, а также процессов управления договорными документами и совещаниями.

Решение

Решение задачи предполагалось за счет внедрения модулей: «Канцелярия», «Управление договорами», «Управление совещаниями и заседаниями» системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum, которая наиболее полно соответствовала требованиям заказчика.

В ходе работ в соответствии со стандартами предприятия были автоматизированы следующие процессы делопроизводства:

• рассмотрение входящей корреспонденции
• согласование исходящей корреспонденции
• работа с поручениями
• согласование приказов/распоряжений
• оформление командировок.

В части управления договорами были автоматизированы процессы согласования договоров, как подготовленные внутри организации, так и поступивших от контрагентов.

Была произведена интеграция с модулем «Управление совещаниями и заседаниями», которая позволила за счет автоматизации процесса проведения корпоративных процедур в процессе согласования договора вынести его на заседание для одобрения Советом директоров или Общим собранием акционеров.

После внедрения системы DIRECTUM и ее успешной эксплуатации, в компании было принято решение о развитии функционала системы и автоматизации специфических бизнес-процессов в части управления договорными документами.

Для этого были разработаны новые маршруты согласования для изменяющих договор документов, а также расширен стандартный отчет «Задания по согласованию договоров» для того, чтобы отслеживать работу по каждой из организаций в соответствии с видом или типом эл. документа. Это позволило более полно охватить весь процесс согласования договорных документов, а также повысить эффективность выполнения работ по договору.

Результат

• устранена возможность безвозвратной потери документов
• сокращены затраты времени на работу с документами
• исключены юридические риски и финансовые риски
• обеспечено использование только актуальных копий документов
• снижены риски случайных утечек информации
• обеспечено снижение рисков, связанных с несвоевременным решением деловых задач
• существенно снижены затраты рабочего времени персонала
• сокращено время согласования договоров
• обеспечено единое хранилище проектов и электронных копий документов по договорам с возможностью быстрого поиска документов пользователями, имеющими достаточные права
• обеспечена возможность надежной фиксации истории изменения проектов договоров и документов по договорам
• обеспечена возможность быстрого доступа к электронным копиям документов, переданных в архив.

В настоящий момент в системе работает около 350 пользователей, включая сотрудников всех отделов, задействованных в процессе документооборота, таких как канцелярия, договорной отдел, юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба качества, отдел организационного развития и т.д., включая руководство компании. В результате внедрения ЭДО уменьшилось количество бумажных документов на 70%, уровень исполнительской дисциплины вырос на 40%.