Автоматизация процессов внутреннего документооборота и процессов управления договорными документами и совещаниями с помощью внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.
Задача
В связи с обработкой большого потока корреспонденции и необходимостью заключения различных договоров с проведением заседания Совета директоров Общества, В ЗАО «Новомет-Пермь» и филиале сервисного обслуживания ООО "Новомет-Сервис" возникла необходимость в автоматизации процессов управления входящими, исходящими, внутренними документами и поручениями, а также процессов управления договорными документами и совещаниями.
Решение
Решение задачи предполагалось за счет внедрения модулей: «Канцелярия», «Управление договорами», «Управление совещаниями и заседаниями» системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum, которая наиболее полно соответствовала требованиям заказчика.
В ходе работ в соответствии со стандартами предприятия были автоматизированы следующие процессы делопроизводства:
- рассмотрение входящей корреспонденции
- согласование исходящей корреспонденции
- работа с поручениями
- согласование приказов/распоряжений
- оформление командировок.
В части управления договорами были автоматизированы процессы согласования договоров, как подготовленные внутри организации, так и поступивших от контрагентов.
Была произведена интеграция с модулем «Управление совещаниями и заседаниями», которая позволила за счет автоматизации процесса проведения корпоративных процедур в процессе согласования договора вынести его на заседание для одобрения Советом директоров или Общим собранием акционеров.
После внедрения системы DIRECTUM и ее успешной эксплуатации, в компании было принято решение о развитии функционала системы и автоматизации специфических бизнес-процессов в части управления договорными документами.
Для этого были разработаны новые маршруты согласования для изменяющих договор документов, а также расширен стандартный отчет «Задания по согласованию договоров» для того, чтобы отслеживать работу по каждой из организаций в соответствии с видом или типом эл. документа. Это позволило более полно охватить весь процесс согласования договорных документов, а также повысить эффективность выполнения работ по договору.
Результат
- устранена возможность безвозвратной потери документов
- сокращены затраты времени на работу с документами
- исключены юридические риски и финансовые риски
- обеспечено использование только актуальных копий документов
- снижены риски случайных утечек информации
- обеспечено снижение рисков, связанных с несвоевременным решением деловых задач
- существенно снижены затраты рабочего времени персонала
- сокращено время согласования договоров
- обеспечено единое хранилище проектов и электронных копий документов по договорам с возможностью быстрого поиска документов пользователями, имеющими достаточные права
- обеспечена возможность надежной фиксации истории изменения проектов договоров и документов по договорам
- обеспечена возможность быстрого доступа к электронным копиям документов, переданных в архив.
В настоящий момент в системе работает около 350 пользователей, включая сотрудников всех отделов, задействованных в процессе документооборота, таких как канцелярия, договорной отдел, юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба качества, отдел организационного развития и т.д., включая руководство компании. В результате внедрения ЭДО уменьшилось количество бумажных документов на 70%, уровень исполнительской дисциплины вырос на 40%.